Natürlich geht es in diesem Artikel um das wunderbare und nervige Thema Zeitmanagement. Und ich möchte, dass du am Ende des Artikels weißt, wie du mit Ruhe und Leichtigkeit deine Zeit einteilst.
Ich bin ein totaler Fan von ToDo Listen. Schon immer. Und ich bin der festen Überzeugung, dass mein beruflicher Erfolg auch zu einem großen Teil auf meiner genauen Planung beruht. Obwohl ich schon oft viele Projekte gleichzeitig auf dem Tisch hatte, habe ich immer die Übersicht behalten und bin nicht in einen totalen Stress verfallen.
Mein einfaches Zeitmanagement Rezept:
Für mein persönliches Zeitmanagement Rezept braucht ich eigentlich nur vier Sachen:
- Ein DINA 5 Buch, Softcover, liniert
- Einen Kalender mit einer Wochenübersicht
- Einen guten Bleistift
- Einen noch besseren Radiergummi, damit ich flexibel Änderungen vornehmen kann
Step 1 – ALLES (!) Sammeln
Los geht es mit dem Sammeln. Das mache ich in der Regel am Ende der Woche. Dann weiß ich immer, was mich in der neuen Woche erwartet und ich kann gleich am Montag gut durchstarten.
Alle Projekte, die ich auf dem Tisch habe, werden mit einer Überschrift versehen und darunter alle dazugehörigen Aufgaben mit Spiegelstrichen aufgelistet. Also zum Beispiel so:
Projekt1: BLOG schreiben
- Thema festlegen
- Recherche
- Foto aussuchen
- Text schreiben
Projekt 2: Kindergeburtstag vorbereiten
- Luftballons
- Zutaten Geburtstagskuchen
- Einladungen schreiben
- Geschenk
Meistens habe ich zwei Seiten für alle Job-Themen und zwei Seiten für alle Family & Friends Themen. Wichtig ist, wirklich alles aufzuschreiben, damit es erst mal raus ist aus dem Kopf. Unser Gehirn hat nämlich die Angewohnheit, sich vor allem die unerledigten Dinge zu merken und sie dann just in dem Moment aufpoppen zu lassen, in dem wir uns gerade auf etwas ganz Wichtiges konzentrieren wollen. Schreiben wir es auf, können wir unseren Kopf überlisten und haben Ruhe. So schaffen wir uns Energie fürs konzentrierte Arbeiten. Umso sinnvoller ist es auch die Themen in die Liste mit einzubeziehen, die die Familie und Freunde betreffen. Denn sonst schießen uns vielleicht in der Vorbereitung der nächsten Sitzung ein Gedanken wie: „Ach ich muss ja heute noch unbedingt Eier für den Kuchen kaufen“, durch den Kopf und weg ist die Konzentration. Also ganz wichtig: möglichst alles umfassend einsammeln, was zu erledigen ist. So geht einfaches Zeitmanagement.
Step 2 – Priorisierung
Ein bisschen Demut vor uns selbst ist hier angesagt. Demut davor, dass wir zwar alles wollen aber nicht alles sofort und gleich schaffen können. Wichtig ist daher, die ToDo-Liste zu priorisieren. Die erste Frage, die ich mir stelle, ist daher: Was sind die drei wichtigsten beruflichen Aufgaben, die diese Woche erledigt werden müssen?
Die zweite Frage lautet: Welche familiären Aufgaben sind diese Woche unaufschiebbar?
Zwischenschritt – Delegieren
Nicht immer müssen wir alles selbst erledigen. Die Grafik, die wir in unsere Präsentation einbauen wollen, kommt vielleicht vom Kollegen. Die Eier für den Kuchen kann der Freund auf dem Nach-Hause Weg mitbringen. Daher schreibe ich mir hinter die Spiegelstrich-Themen auch immer, wenn ich die Aufgabe an jemanden delegiert habe. Das gilt auch im privaten Bereich. Es ist erlaubt, zu überlegen, wer uns Aufgaben abnehmen, uns entlasten könnte.
Step 3 – Daily Business
Im dritten Schritt geht es um die tägliche Planung. Soweit nicht schon geschehen, trage ich alle beruflichen und privaten Termine ein. Und ganz wichtig: Mit privaten Termine meine ich auch Termine, die Kraft geben – eine Auszeit bedeuten. Also Sport, Freunde treffen, Zeit für ein Buch oder eine stille Runde um den See. Was auch immer du brauchst, um deine Kraftreserven wieder aufzufüllen, gewöhne dir an, auch Termine mit dir und für dich zu machen, denn das schützt dich vor Stress, Energieverlust und schlimmstenfalls einem Burnout.
Ist das erledigt, gucke ich mir anschließend die Spiegelstrich-Themen unter meinen priorisierten Projekten an und verteile die dort aufgeführten Aufgaben sinnvoll auf die Wochentage.
Dabei versuche ich gleiche Tätigkeiten zu clustern. Also alle Telefonate in einen Block, alle E-Mails, die geschrieben werden müssen in den anderen.
Achtung: Zeit vorgeben und maßvoll planen
Wichtig ist, die einzelnen Aufgaben mit eine Zeitspanne zu versehen, denn Zeit dehnt sich wundersamerweise aus. Nehme ich mir vor, für die Erstellung meiner Power Point Präsentation eine Stunde Zeit zu investieren, komme ich in der Regel auch damit aus. Ohne Zeitvorgabe kann sich dies Aufgabe schnell bis in den Nachmittag hineinschieben.
Wichtig ist auch, die Aufgaben so zu verteilen, dass sie auch zu schaffen sind. Es bringt nichts, jeden Tag vollzuknallen, um dann abends völlig erschöpft festzustellen, dass nur die Hälfte geschafft wurde. Das zieht Energie und fährt die Motivation in den Keller. Daher eher weniger einplanen, damit noch Zeit für Unvorhergesehenes ist.
Anfängern rate ich die eingeplante Zeit für jede Aufgabe zu verdoppeln und unbedingt auch Pausen mit einzutakten. Wenn dann noch Zeit übrig ist, umso besser. Dann darf auch noch mehr erledigt werden oder es kann die Sonne im frühen Feierabend genossen werden.
Step 4 – Das Glück des Abhakens
Schönster Moment beim Abarbeiten ist für mich immer, wenn aus den Spiegelstrichen ein Pluszeichen wird, denn so hake ich ab. Und je mehr Pluszeichen sich häufen, umso erleichterter fühle ich mich. Probiere es mal aus und berichte mir gern.
Step 5 – Ehrlich sein und Geduld haben
Ganz zum Schluss ist mir noch eins wichtig: Es gibt Tage und Wochen, da laufen die Dinge trotz minutiöser Planung trotzdem nicht so wie gedacht. Macht nichts, dann verschiebt sich deine Agenda eben um einen Tag. Du hast deine Planung, du weißt, was zu tun ist und dir geht nichts verloren. Du weißt jetzt wie einfaches Zeitmanagement funktioniert. Das ist das Wichtigste.
Was hast du noch für Trickst und Tipps für deine Zeitplanung? Ich freue mich auf deine Ideen. Und wenn du keine Blogartikel von mir mehr verpassen möchtest, dann melde dich hier noch schnell für meinen Newsletter an. Ich freue mich auf dich.
Alles Liebe
Deine Franziska
